Elk bedrijf heeft wettelijke verplichtingen. Dat geldt ook voor het bewaren van elektronische documenten. Soms lopen die verplichtingen op tot 7 jaar en als een bedrijf dat niet heeft gedaan dan staan daar forse sancties tegenover. Maar wat zijn die plichten dan en hoe kan je als ondernemer zorgen vor die bewaartermijn? Een mooi artikel verscheen op “De Zaak”. Het is een artikel uit 2011 maar het is nog steeds relevant. Sterker nog, het wordt steeds belangrijker zorg te dragen voor de langdurige backup van gegevens.
Voorafgaand aan het artikel
Hans Leemans ICT levert voor ondernemers in Deventer een Lokale Cloud, een Backup dienst waarmee u als ondernemer kunt voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals hieronder beschreven. Klik op het logo van Lokale Cloud voor meer informatie.
Veel leesplezier … Kijk vooral ook op de publicatie van ECP.NL …
- Wat moet u bewaren en hoe lang?
- Geen onderscheid papier en digitaal
- Een handig overzicht
- Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Wat moet u bewaren en hoe lang?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens (zie het overzicht met de exacte bewaartermijnen). Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:
- De rechten en verplichtingen van uw onderneming (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
- De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht)*;
- De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.
Geen onderscheid tussen papier en digitaal
De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.
Vooral met (elektronische) facturen moet u zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen.
U mag bestanden met zakelijke documenten op elke door u gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een back-up service in het buitenland voor uw facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Soort documenten |
Bewaartermijn |
Ledenadministratie coöperatie of vereniging |
10 jaar |
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed (in welke vorm dan ook opgeslagen) |
9 jaar |
Administratieve gegevens en interne e-mail * (jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) |
7 jaar |
Personeelsadministratie (loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) |
5 jaar |
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.
Persoonsgegevens |
Termijn |
Persoonsgegevens in het algemeen |
uiterlijk na twee jaar |
Sollicitanten |
wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure |
Uitzendkrachten |
uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband |
Personeelsadministratie |
uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband |
Salarisadministratie |
uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband |
Debiteuren en crediteuren |
uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan |
Klanten en leveranciers |
uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld |
Klanten van advocaten en accountants |
uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet |
Dit artikel op De Zaak is tot stand gekomen dankzij de medewerking van mevrouw mr. N. van Dorp van SOLV advocaten te Amsterdam.