Elk bedrijf heeft wettelijke verplichtingen. Dat geldt ook voor het bewaren van elektronische documenten. Soms lopen die verplichtingen op tot 7 jaar en als een bedrijf dat niet heeft gedaan dan staan daar forse sancties tegenover. Maar wat zijn die plichten dan en hoe kan je als ondernemer zorgen vor die bewaartermijn? Een mooi artikel verscheen op “De Zaak”. Het is een artikel uit 2011 maar het is nog steeds relevant. Sterker nog, het wordt steeds belangrijker zorg te dragen voor de langdurige backup van gegevens.

Voorafgaand aan het artikel

Hans Leemans ICT levert voor ondernemers in Deventer een Lokale Cloud, een Backup dienst waarmee u als ondernemer kunt voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals hieronder beschreven. Klik op het logo van Lokale Cloud voor meer informatie.

Veel leesplezier … Kijk vooral ook op de publicatie van ECP.NL …

Bewaartermijnen voor zakelijke documenten

24 oktober 2011 in

Facturen, loonadministratie, jaarrekeningen. Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet u ze in het archief houden of op uw pc laten staan? Hoe zit het met e-mail? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen?

Structureer je ordners

Download de handige tabbladen en inhoudsopgave

Wat moet u bewaren en hoe lang?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens (zie het overzicht met de exacte bewaartermijnen). Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:

De rechten en verplichtingen van uw onderneming (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht)*;
De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.

Voor andere documenten, zoals contracten, gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Bewaar deze in ieder geval gedurende de looptijd. U doet er goed aan contracten daarna zeker nog vijf jaar achter de hand te houden.

Geen onderscheid tussen papier en digitaal
De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.

Uitgebreide informatie over beleidsmatige en juridische eisen aan de opslag van (digitale) gegevens kunt u downloaden op de website van het ECP (PDF-document).

Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet u zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen.

Bijkomende eis is dat de oorspronkelijkheid, integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de rekeningen worden gewaarborgd.

Elektronische handtekening Is een factuur voorzien van een elektronische handtekening, dan mag deze niet zonder die handtekening worden bewaard.

Dat betekent dat de nota in het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard moet worden.

Bewaren in een ander bestandsformaat of als papieren document is niet toegestaan. U kunt natuurlijk wel voor eigen doeleinden een kopie maken of de factuur printen, zolang het oorspronkelijke bestand maar blijft bestaan.

Back-up
U mag bestanden met zakelijke documenten op elke door u gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een back-up service in het buitenland voor uw facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.

Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij uw factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.

E-mail
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.

Een handig overzicht:

Soort documenten	Bewaartermijn
Ledenadministratie coöperatie of vereniging	10 jaar
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed (in welke vorm dan ook opgeslagen)	9 jaar
Administratieve gegevens en interne e-mail * (jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie)	7 jaar
Personeelsadministratie (loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden)	5 jaar

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)

* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.

Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.

Persoonsgegevens	Termijn
Persoonsgegevens in het algemeen	uiterlijk na twee jaar
Sollicitanten	wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure
Uitzendkrachten	uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
Personeelsadministratie	uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
Salarisadministratie	uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
Debiteuren en crediteuren	uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan
Klanten en leveranciers	uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld
Klanten van advocaten en accountants	uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)

Dit artikel op De Zaak is tot stand gekomen dankzij de medewerking van mevrouw mr. N. van Dorp van SOLV advocaten te Amsterdam.