Categorieën
Hans Leemans ICT Lokale Cloud

Office 366 = meer dan 365

office 365

Office 365 is vaak net niet compleet genoeg

Er is geen one-size-fits-all oplossing als het gaat om de werkplek van medewerkers. De meeste werkplekken maken gebruik van Office (Word, Excel en mail) maar elke werkplek heeft daarnaast een specifieke combinatie van toepassingen die past bij de functie van de gebruiker. En steeds meer aanbieders stappen af van lokale programma’s en bieden cloudapplicaties aan. Hoe ga je om met support en integratievraagstukken? Office 366 is een concept om net iets meer te bieden.

U hoeft het niet zelf uit te zoeken, dat hebben wij al voor u gedaan !

Het is duidelijk dat er evenveel werkplekconfiguraties zijn als werkplekken. Dat de uitersten liggen in het volledig afhandelen van alle toepassingen in de browser van een computer, geschikt dus voor desktop, laptop maar ook tablets. Aan de andere kant zijn er nog de traditionele werkplekken waar lokale toepassingen op draaien en waarbij mappen gedeeld worden op een gedeelde server. Daartussen zijn de oplossing die gebruik maken van remote desktops.

Online plusDe mix van alles zijn de hybride desktops. Remote desktop, full cloud, 100% lokaal, het kan allemaal. Maar om die omgevingen op elkaar te laten aansluiten zijn zinvolle add-ons denkbaar waardoor Office 365 inderdaad Office 366 wordt. DE kennis van lokale bedrijven in het MKB segment schiet dan te kort. Niets doen is dan niet de beste oplossing. Laat ons eens gratis adviseren of neem een andere aanbieding.

  • Online werkplek uitbreiden met
    • Real-time samenwerken in WorkSpace,
    • Geen grote bestanden meer mailen tussen collega’s,
    • Toegang tot gemeenschappelijke data, al dan niet Sharepoint of Nomadesk
    • Archivering van data en mail,
    • Helpdesk en support is inclusief !!
  • Remote desktop uitbreiden met
    • alle applicaties draaien in een veilige omgeving op Nederlandse cloud,
    • altijd beschikbaar,
    • geen investeringen in snellere hardware,
    • geen beheer van versies,
    • online geautomatiseerd archief van data en mail,
    • helpdesk en support is inclusief !!
  • Hybreide werkplekken,
    • Applicaties mix van lokaal en cloud,
    • data in cloud of lokale server,
    • backup lokaal en op cloud,
    • Sharepoint, Azure, Nomadesk, alles integreerbaar,
    • inclusief security,
    • Inclusief helpdesk en support.

Voorbeeld van de desktops is hier te vinden. Lokale Cloud levert Office 366 tegen een vaste prijs per maand, inclusief alles. En vanzelfsprekend maandelijks opzegbaar dus maximale flexibiliteit.

Support door lokale partners

logo lokale cloud 178 pixelsLokale Cloud werkt samen met lokale ICT bedrijven. Korte lijnen, snel bij de klant als er vragen zijn, bekend met de lokale specifieke cultuur. Er worden nog nieuwe partners gezocht. Check daarvoor http://lokalecloud.nl .

Office 366 is gebaseerd op Microsoft 365 en bedacht door Hans Leemans, HL-ICT is partner van Microsoft, Copaco en Veeam. Naast diensten die zijn gericht op de stedendriehoek Apeldoorn – Zwolle – Deventer kunt u ook terecht voor levering buiten dit gebied. Voor alle vragen kunt u gebruik maken van dit formulier of bellen met 06 – 25 328999.

Categorieën
Lokale Cloud

Is het tijd voor cloud computing? — Veel voordelen voor MKB te behalen

Is het tijd voor cloud computing? Case blz 137 en 138 Vraag 1: Welke bedrijfsvoordelen bieden cloudcomputing diensten? Welke problemen lossen ze op? Cloudcomputingdiensten bieden bedrijven meerdere voordelen bij de bedrijfsvoering. Zo kunnen bedrijven gebruik maken van flexibele rekenkracht en een grote hoeveelheid aan gegevensopslag. Hiermee kunnen bedrijven al hun gegevens online bewaren. […]

via Is het tijd voor cloud computing? — Projectmatig werken Eme1vv

subheader Hans Leemans ICT

Hans Leemans ICT logo

06-25 328999

Categorieën
Lokale Cloud

‘Bezit’ is te traag voor de nieuwe economie

Hans Leemans ICT introduceert met Lokale Cloud een pakket van online diensten die kleine bedirjven toegang geeft tot de essentiele bouwstenen van elk bedrijf, zoals backup, filesharing, online desktop, Office365, website en virtuele servers. En al deze diensten worden aangeboden op basis van maandcontracten. Dat is ‘nieuw’ denken, bezit is verleden tijd en toegang hebben tot de juiste tools op het moment dat je die nodig hebt is de basis voor dynamisch meegroeien met de markt. Bij Lokale Cloud betaalt een bedrijf voor gebruik en niet voor bezit.

Origineel artikel (al in 2000 actueel) is te vinden op NRC Handelsblad.

 

Bezit is ballast

Hoe rijker we worden, hoe minder bezit we hebben. Het lijkt een contradictie, maar het is de stelling die de spraakmakende Amerikaanse maatschappijcriticus Jeremy Rifkin verdedigt in zijn boek The Age of Access. Niet meer het bezit van spullen is van levensbelang, maar de levenslange toegang tot het vruchtgebruik. Ons hele leven wordt een commerciële ervaring.

Juurd Eijsvoogel

Jeremy Rifkin. Foto: Adam Nadel

‘Kijk maar om je heen’, zegt Jeremy Rifkin, ‘bezit wordt steeds minder belangrijk.’ Het lijkt een onwaarschijnlijke bewering. Je kijkt om je heen en je ziet dat mensen juist steeds meer rijkdom hebben, steeds grotere huizen, grotere auto’s en luxueuzere levensstijlen. Het gaat goed met de economie en de consument laat het breed hangen. Het valt moeilijk vol te houden dat het materialisme op zijn retour is.

Maar Rifkin, Amerikaans denker, maatschappijcriticus en activist, is zeker van zijn zaak. ‘Bezit’, zegt hij, ‘is veel te traag voor de nieuwe economie. Waarom zou iemand in een economie waar alles draait om snelheid nog iets in eigendom willen hebben dat meteen al weer achterhaald is door een nieuwer model of een upgrade?’

Materiële zaken laten ons niet koud, stelt Rifkin, maar we hoeven ze niet per se meer zelf te bezitten. ‘Eigendom is gebaseerd op de gedachte dat het de moeite waard is om fysieke goederen voor langere tijd vast te houden’, schrijft hij in zijn nieuwe boek The Age of Access – The New Culture of Hypercapitalism, Where All of Life Is a Paid-for Experience. ‘In het marktkapitalisme waren “hebben” en “vergaren” belangrijke en gekoesterde begrippen. Maar ze doen er steeds minder toe in een economie waarin verandering zo’n beetje de enige constante is.’

We hoeven allerlei spullen niet meer te bezitten, als we ze maar kunnen gebruiken, als we er maar toegang toe hebben. In The age of access, het tijdperk van de toegang, willen we wel het plezier van mooie, nieuwe en handige dingen, maar niet de ballast van het eigendom. Dus kopen we steeds minder en kiezen we er steeds vaker voor om te huren, te leasen, een lidmaatschap of toegangsprijs te betalen om goederen te kunnen gebruiken wanneer het ons uitkomt. En dat heeft, volgens Rifkin, vérgaande gevolgen voor ons leven, onze relaties, onze manier van zaken doen en zelfs ons idee van persoonlijke vrijheid.

‘De markt, waar kopers en verkopers elkaar ontmoeten, maakt plaats voor een netwerk van diensten, dat ons tegen betaling permanent ter beschikking staat, 24 uur per dag, zeven dagen per week. Dat is praktisch voor de consument. Maar het betekent wel dat langzamerhand ons hele leven een commerciële ervaring aan het worden is.’

De schrik van biotech-bedrijven
Jeremy Rifkin is een provocateur die graag boude beweringen doet over de toekomst. Sommige critici noemen hem een onheilsprofeet. Hij schreef een reeks boeken over economische trends en hoe die samenhangen met technologische en culturele veranderingen.

Met The Biotech Century (1998), een kritisch boek over genetische manipulatie, verwierf hij internationale bekendheid. Hij staat aan het hoofd van een kleine denktank in Washington, de Foundation of Economic Trends. En door zijn publicaties en juridische acties tegen genetische manipulatie is hij de schrik van biotech-bedrijven en de voedingsindustrie, en de held van heel wat linkse actievoerders.

‘Het internet, e-commerce, globalisering en de nieuwe vormen van telecommunicatie maken een nieuw soort economie mogelijk, die fundamenteel verschilt van het marktkapitalisme’, zegt Rifkin op een doordeweekse ochtend in zijn kantoor. ‘Veel mensen zien wel de veranderingen die zich stuk voor stuk voltrekken, maar niet het compleet nieuwe landschap dat hierdoor ontstaat. Deze netwerkeconomie is een heel nieuw beest.

‘Bedrijven is het niet meer in de eerste plaats te doen om een eenmalige transactie met hun klanten, om de verkoop van één of meer producten. Ze streven nu naar een continue en duurzame relatie met hun klant, bijvoorbeeld via lease-contracten en maandelijkse toegangsgelden, waardoor ze keer op keer aan hem kunnen verdienen. Ze willen zich permanent een plaats in ons leven verwerven.

‘In Utah is een bedrijf dat watersproeiers maakt voor de tuin. Maar wie wil er in deze tijd nu alleen maar sproeiers verkopen?

Dit bedrijf realiseerde zich dat de klanten er ook helemaal niet aan hechten om zo’n ding te bezitten: ze willen gewoon dat de tuin wordt gesproeid. Dus kun je daar nu een contract voor afsluiten. Voor een maandelijks bedrag zorgt het bedrijf dan dat er een sproei-installatie wordt aangelegd die aan- en uitgaat, afhankelijk van het weer. Bovendien krijg je er via het internet regelmatig weersvoorspellingen bij en informatie over de verzorging van je gazon. Je bezit de sproeier niet, maar je betaalt voor de continue dienstverlening. Je hebt toegang tot het netwerk van diensten van het bedrijf, en het bedrijf op zijn beurt heeft toegang tot jouw aandacht, jouw tijd, jouw leven.

‘Op dezelfde manier leasen steeds meer mensen hun verwarmingsinstallatie, hun airconditioning, meubels, software en computers. Boeren leasen de zaden voor hun genetisch gemanipuleerde gewassen. Er bestaan zelfs bedrijven die voor een vaste bijdrage zorgen voor alle wegwerpluiers die je baby in zijn leven nodig heeft. En je kunt ook een contract afsluiten voor je tapijt: het ligt in je zitkamer, maar blijft eigendom van de leverancier. Af en toe komt die het reinigen en als het versleten is zorgt hij ervoor dat het vervangen wordt. Allemaal voor een vaste maandelijkse bijdrage. Het tapijt is niet meer het product waar het bedrijf al zijn geld aan verdient. Het is een platform geworden voor allerlei andere diensten en producten die winstgevend kunnen zijn. En we staan nog pas aan het begin van die ontwikkeling.

‘Het bekendste voorbeeld is natuurlijk de auto. Vroeger was een auto, na het eigen huis, het belangrijkste bezit dat mensen konden hebben. Tegenwoordig is een derde van alle auto’s en vrachtauto’s op de Amerikaanse wegen geleased. Het gaat ons niet meer om het bezit, maar om de ervaring van het autorijden. Over twintig jaar heeft niemand meer een eigen auto. En Ford zou ook het liefst nooit meer een auto verkopen. Want als je er één verkoopt is de relatie met de klant van korte duur. Terwijl ze je tenminste twee jaar in hun netwerk hebben als ze een lease-contract met je kunnen afsluiten.’

Een platform voor diensten
Maar als bezit steeds minder belangrijk wordt, hoe valt dan te verklaren dat nog nooit zoveel Amerikanen (67 procent van de huishoudens) een eigen huis hebben gehad als nu? Rifkin ziet er geen bedreiging van zijn theorie in. ‘Het eigen huis is nog steeds een grote prioriteit voor veel mensen, het is een stukje van de American Dream. Maar je ziet dat het veel kopers niet meer in de eerste plaats gaat om dat bezit, maar om de toegang die ze zich ermee verwerven tot een bepaald netwerk, een bepaalde levensstijl van gelijkgestemden.

‘Overal in het land schieten zogeheten common-interest developments (cid’s) als paddestoelen uit de grond: buurten met een hek of een muur eromheen, met regels voor de bewoners, met mannen bij een slagboom die zorgen dat niet zomaar iedereen erin komt. Meer dan dertig miljoen Amerikanen (twaalf procent van de bevolking) wonen in een of andere vorm van cid. Ze betalen ervoor om lid te zijn van die gemeenschap. Het huis is alleen maar een platform voor alle diensten die erbij komen.

 

… het gaat niet meer om bezit,
maar om de toegang die je je verwerft
tot een bepaalde levensstijl
van gelijkgestemden …

‘Makelaars spelen ook op een andere manier in op de netwerkeconomie. Het internet maakt de markt veel doorzichtiger en zet hun marges onder druk. Aan een enkele transactie per klant verdienen ze niet meer genoeg, dus wat doen ze? Ze nemen je op in hun netwerk: ze helpen je een huis te kopen, maar daarmee begint het pas. Ze kunnen zorgen voor de financiering, de verzekeringen en de verbouwing. Ze kunnen regelmatig terugkomen voor onderhoud, het verzorgen van de tuin, de beveiliging, wat je maar nodig hebt. Het echte geld verdienen ze in die continue relatie.’

Het nieuwe sleutelwoord in marketing-kringen, zegt Rifkin, is lifetime value (ltv), de theoretische waarde van een klant die zijn hele leven trouw blijft aan één leverancier. Zo zou de gemiddelde nieuwe klant die binnenkomt bij een Cadillac-dealer een potentiële waarde vertegenwoordigen van 322.000 dollar – een projectie van het aantal auto’s dat hij in zijn leven kan kopen en de onderhoudskosten die hem in rekening gebracht kunnen worden.

subheader Hans Leemans ICT

De gemiddelde loyale klant van een supermarkt is meer dan 3.800 dollar per jaar waard. In steeds meer sectoren van de economie groeit het besef dat het vasthouden van de klant prioriteit verdient boven het verkopen van een fysiek product. Wat ben je waard, vraagt men zich af, als ik een manier kan vinden om je hele leven optimaal commercieel uit te buiten?

‘Als je vroeger naar een winkel voor huishoudelijke apparaten ging, bijvoorbeeld om een wasmachine te kopen, dan zei de verkoper: we geven u een gratis onderhoudscontract voor twee jaar als u deze machine koopt. Nu is het precies andersom. Ze geven de apparaten bijna cadeau als je bereid bent om te betalen voor een dienstverleningscontract. Mobiele telefoons worden letterlijk weggegeven, als je maar tekent voor een abonnement op een bepaald telefoonnet.’

Use it, don’t own it
‘Bij ondernemingen is de waardering voor eigendom nog sneller afgenomen dan bij consumenten. Een derde van alle kantoorapparatuur, computers en transportmiddelen in de Verenigde Staten wordt geleased. Het parool is: Use it, don’t own it. Leen of lease wat je per se nodig hebt. En het allerbeste is om je goederen buiten de deur te laten produceren.

‘Niemand in het bedrijfsleven wil tegenwoordig General Motors zijn, iedereen wil Nike zijn’, zegt Rifkin. ‘Vroeger leerde je dat het vermogen van een bedrijf gemeten wordt aan de hand van de fysieke kapitaals- en gebruiksgoederen op de balans. Maar nu vormen die een onnodige belasting. Op papier ziet General Motors er fantastisch uit: veel goederen, veel machines, veel voorraad. Maar het staat niet bij de top-40 van bedrijven op de Newyorkse beurs. Nike ziet er op papier helemaal niet zo goed uit: geen machines, geen kapitaalgoederen van betekenis, geen grote hoeveelheid fysiek kapitaal zoals we dat in het kapitalisme gewend zijn. Nike is een virtuele onderneming. Het publiek denkt dat het een producent van sportschoenen is, maar het is alleen maar een ontwerpatelier, een merk, een marketingformule en een distributie-mechanisme. Al het andere wordt buiten de deur gedaan, door onderaannemers in de Derde Wereld. Want fysiek kapitaal is een kostenpost en een economisch risico.

‘Hoe marginaal eigendom kan zijn zie je ook bij de enorme groei van de franchises, waarbij zelfstandige ondernemers in licentie een bepaalde bedrijfsformule uitvoeren. Tegenwoordig bestaat de Amerikaanse detailhandel voor een derde uit franchises, over tien tot vijftien jaar zal het meer dan de helft zijn. De komende jaren zal ook Europa overstroomd worden door Amerikaanse franchises.

Hans Leemans ICT logo

‘De firma McDonald’s is er al jaren geleden achter gekomen dat er meer geld te verdienen valt aan het verkopen van hun concept dan aan het verkopen van hamburgers. Als je een McDonald’s restaurant hebt ben je eigenlijk niet de eigenaar van de zaak. Je bezit het gebouw, de apparatuur, misschien de grond, je hebt personeel in dienst dat de hamburgers bakt. Maar fysiek bezit is in de netwerkeconomie een kostenpost. Het intellectuele eigendom is veel belangrijker, en dat blijft van de firma McDonald’s. Zij bezitten de formule, de distributie, de marketing van het merk. De individuele ondernemer krijgt alleen voor een bepaalde tijd toegang tot dat intellectuele eigendom. Hij kan het leasen en gebruiken, maar het wordt nooit van hem.’

Rifkin erkent dat hij met The Age of Access een boek heeft geschreven dat op twee manieren gelezen kan worden: als een aanklacht tegen de nieuwe economische cultuur, maar ook als een handleiding voor ondernemers die er optimaal op willen inspelen. ‘Men vraagt mij wel: aan welke kant sta je zelf eigenlijk? Mijn antwoord luidt dat ik schets wat er aan de hand is. Dit gebeurt. Het is tegelijk opwindend en angstaanjagend, er zitten positieve en negatieve kanten aan.

‘Ik ben al dertig jaar heel kritisch over de manier waarop bedrijven omspringen met het milieu. Ik heb altijd geloofd dat ze schadelijke activiteiten niet zullen staken zolang het hen niets uitmaakt in hun winst. Het interessante van de netwerkeconomie is dat het nu voor sommige industrieën aantrekkelijk wordt om zuinig met grondstoffen om te springen.

‘De leverancier van airconditioners probeerde zijn klanten vroeger zo’n groot mogelijk apparaat te verkopen, nodig of niet. Dat het ding energie verslond, de ozonlaag aantastte, het broeikaseffect versterkte, was zijn zorg niet: hoe groter het apparaat, hoe meer geld het in het laatje bracht. Nu het bedrijf geen machines meer verkoopt maar tegen een vast maandbedrag zorgt voor koude lucht bij zijn cliënten, is het opeens de moeite waard om zo min mogelijk energie te gebruiken, want zo houdt hij de winstmarge hoog.

‘Tegenover dat voordeel van de nieuwe economie staat het gevaar dat je op een ochtend wakker wordt en ontdekt dat vrijwel iedere activiteit, buiten je directe gezinsleven, een commerciële ervaring is geworden. Dat je leven totaal is ingebed in de lease-contracten, lidmaatschappen, abonnementen en betaalde toegangsrechten.

‘In een markteconomie is er een moment van rust als de koop eenmaal gesloten is. Maar in de netwerkeconomie blijf je continu een potentiële klant. Er is geen tijd meer die niet gecommercialiseerd is. De mogelijkheid van ondernemers om nieuwe manieren te bedenken waarop hun band met ons te gelde gemaakt kan worden, is onbeperkt. Maar jij en ik hebben elke dag maar 24 uur.’

Bedrijven zouden al die diensten echter niet aanbieden als er geen behoefte aan bestond, zegt Rifkin. ‘De dotcom-generatie wíl ingebed zijn in allerlei netwerken. Vrijheid zagen we vroeger als autonomie, en eigendom speelde daarbij een grote rol. Autonoom ben je als je niet afhankelijk bent, niets verschuldigd, als je verschillende opties hebt. Hoe word je autonoom? Door bezit te hebben, door op eigen benen te kunnen staan.

‘Maar in de age of access is op eigen benen staan niet meer genoeg. Autonomie is dood in de pot, het betekent dat je geïsoleerd bent van het netwerk, dat je geen toegang hebt. Voor toekomstige generaties moeten we vrijheid daarom opnieuw definiëren.’

Volgens Rifkin is Disney het beste voorbeeld van de nieuwe netwerkeconomie, waarin de consument geen dingen, maar toegang tot ervaringen koopt. ‘We maken een overgang mee van industriële naar culturele productie. Het economische belang van toerisme, themaparken, mode, eten, film, muziek en andere vormen van vermaak groeit enorm. In de geïndustrialiseerde landen besteden de mensen alleen aan hun werk meer tijd dan aan de media. Nu al is het zo dat de bovenste twintig procent van de bevolking bijna evenveel geld besteedt aan het verkrijgen van toegang tot culturele ervaringen, als aan de aanschaf van geproduceerde goederen en diensten die tot de eerste levensvoorwaarden horen. Zij vragen niet meer: wat wil ik nog hebben? Maar: wat ik wil ik nog meemaken.

‘Disney heeft dat begrepen. Het concern heeft niet alleen films, televisiestations en themaparken, het verzorgt ook cruisevakanties, verkoopt appartementen via timesharing en heeft in Florida zelfs een compleet stadje gebouwd, Celebration, waar je fulltime toegang hebt tot de Disney-ervaring. Als je daar woont, speelt je hele bestaan zich af in de commerciële arena.’

 

Categorieën
Hans Leemans ICT Uncategorized

Heel mooie aanbiedingen voor bedrijven in Deventer e.o.

duimen omhoog voor kennismakingsacties

Omdat Hans Leemans ICT één kwartaal lang in Deventer actief is en omdat sinds 30 maart het Lokale Cloud concept gestart is in Deventer, zijn er allerlei aanbiedingen.

subheader Hans Leemans ICT

Kijk hier voor een overzicht van alle kennismakingsaanbiedingen.

Deze mooie aanbeidingen worden aangeboden door:

Hans Leemans ICT logo

kijk voor alle informatie op de website: hansleemans.nl of bel direct met Hans Leemans op 06-25 328999 (ook via whatspp, telegram, messenger of via Facebook kunt u contact opnemen). Natuurlijk is mail ook mogelijk.

Categorieën
Hans Leemans ICT Lokale Cloud

Zijn bedrijfsgegevens wel veilig in de Cloud?

Liever een lokale cloud

Cloud computing heeft volop de aandacht. Terecht ook want je kunt de kosten van beheer, installatie en onderhoud sterk verlagen. Daarnaast is opslag in de Cloud de enige manier om te voldoen aan de gouden Backup formule 3-2-1; 3 kopieën waarvan 2 lokaal en 1 off-site. Maar kiezen voor een grote internationale Cloud leverancier heeft ook nadelen. Want waar staan jouw gegevens? Als ze op een buitenlandse server staan zijn je gegevens misschien wel helemaal niet zo beschermd als je denkt. Buitenlandse mogendheden hebben steeds meer mogelijkheden om je data te bekijken. Hans Leemans ICT (http://hansleemans.nl) pleit daarom voor gebruik van Nederlandse datacentra en biedt zelf een oplossing voor het MKB op basis van Lokale Cloud (http://lokalecloud.nl) waarbij de kracht van een Nederlands datacentrum wordt gecombineerd met een lokaal en MKB gemaakt aanbod voor het MKB.

Artikel uit Nu.nl van een jaar terug maar actueler dan ooit

‘NSA mag meer aftapdata gaan delen binnen overheid VS’

Door een aanstaande beleidswijziging mag de Amerikaanse inlichtingendienst NSA meer afgetapte gegevens gaan delen met andere overheidsagentschappen.

 De regering van president Obama werkt stilletjes aan de wijziging die dit mogelijk maakt, stellen bronnen vrijdag aan de New York Times.

Momenteel mag de NSA al wel gegevens delen met organisaties als de FBI of CIA, maar dan moet de inlichtingendienst deze informatie eerst filteren. Alleen spionagedata die relevant is voor een bepaald onderzoek mag worden doorgegeven, terwijl irrelevante informatie over onschuldige burgers moet worden verwijderd.

Onder de nieuwe regels zouden analisten bij andere agentschappen direct toegang kunnen krijgen tot onbewerkte NSA-data. Zij zouden vervolgens zelf gegevens moeten filteren voordat gegevens binnen de eigen organisatie verder wordt verspreid.

Volgens de New York Times wordt al sinds de regering van president George W. Bush in 2008 gewerkt aan de nieuwe regels. Voor de wijziging is geen goedkeuring van een rechter of van het Congres nodig.

De overheidstak die de beleidswijzigingen opstelt belooft deze binnenkort openbaar te maken. Nu wil een woordvoerder nog geen commentaar leveren op de vermeende veranderingen.

Categorieën
Lokale Cloud

Wettelijk verplichting computerbestanden en e-mail 7 jaar te bewaren !?

Elk bedrijf heeft wettelijke verplichtingen. Dat geldt ook voor het bewaren van elektronische documenten. Soms lopen die verplichtingen op tot 7 jaar en als een bedrijf dat niet heeft gedaan dan staan daar forse sancties tegenover. Maar wat zijn die plichten dan en hoe kan je als ondernemer zorgen vor die bewaartermijn? Een mooi artikel verscheen op “De Zaak”. Het is een artikel uit 2011 maar het is nog steeds relevant. Sterker nog, het wordt steeds belangrijker zorg te dragen voor de langdurige backup van gegevens.

Voorafgaand aan het artikel

Hans Leemans ICT levert voor ondernemers in Deventer een Lokale Cloud, een Backup dienst waarmee u als ondernemer kunt voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals hieronder beschreven.  Klik op het logo van Lokale Cloud voor meer informatie.

logo lokale cloud 178 pixels

Veel leesplezier … Kijk vooral ook op de publicatie van ECP.NL …

Bewaartermijnen voor zakelijke documenten

Facturen, loonadministratie, jaarrekeningen. Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet u ze in het archief houden of op uw pc laten staan? Hoe zit het met e-mail? En wanneer moet u welke gegevens vernietigen?

Bewaartermijnen voor zakelijke documenten

Wat moet u bewaren en hoe lang?
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens (zie het overzicht met de exacte bewaartermijnen). Naast facturen bent u verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:

  • De rechten en verplichtingen van uw onderneming (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken)
  • De gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht)*;
  • De gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn.
Voor andere documenten, zoals contracten, gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Bewaar deze in ieder geval gedurende de looptijd. U doet er goed aan contracten daarna zeker nog vijf jaar achter de hand te houden.

Geen onderscheid tussen papier en digitaal
De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.

Uitgebreide informatie over beleidsmatige en juridische eisen aan de opslag van (digitale) gegevens kunt u downloaden op  de website van het ECP (PDF-document).
Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet u zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen.
Bijkomende eis is dat de oorspronkelijkheid, integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de rekeningen worden gewaarborgd.
Elektronische handtekening Is een factuur voorzien van een elektronische handtekening, dan mag deze niet zonder die handtekening worden bewaard.
Dat betekent dat de nota in het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard moet worden.
Bewaren in een ander bestandsformaat of als papieren document is niet toegestaan. U kunt natuurlijk wel voor eigen doeleinden een kopie maken of de factuur printen, zolang het oorspronkelijke bestand maar blijft bestaan.
Back-up
U mag bestanden met zakelijke documenten op elke door u gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een back-up service in het buitenland voor uw facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij uw factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
E-mail
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Een handig overzicht:

Soort documenten

Bewaartermijn

Ledenadministratie coöperatie of vereniging

10 jaar

Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
(in welke vorm dan ook opgeslagen)

9 jaar

Administratieve gegevens en interne e-mail *
(jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie)

7 jaar

Personeelsadministratie
(loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden)

5 jaar

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)
* Op grond van beleid kan de belastinginspecteur met u afspraken maken over een kortere bewaartermijn en het detailniveau waarop de gegevens moeten worden bewaard.
Wanneer moet u welke documenten vernietigen?
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat u ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

Termijn

Persoonsgegevens in het algemeen

uiterlijk na twee jaar

Sollicitanten

wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure

Uitzendkrachten

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Personeelsadministratie

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Salarisadministratie

uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband

Debiteuren en crediteuren

uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan

Klanten en leveranciers

uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld

Klanten van advocaten en accountants

uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet

Bron: Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en ECP.NL (2007)

Dit artikel op De Zaak is tot stand gekomen dankzij de medewerking van mevrouw mr. N. van Dorp van SOLV advocaten te Amsterdam.

 

Categorieën
Hans Leemans ICT Lokale Cloud

Nieuwe BAAS voor MKB in Deventer: “voorkom verlies van gegevens”

Meer dan 90% van alle bedrijven die een grote computercalamiteit hebben meegemaakt overleven niet in 5 jaar. Uitval van de computers voor een periode van 2 dagen betekent verlies van meer dan 70% van de klanten. Cijfers die zijn gepubliceerd uit ervaringscijfers. Zorgwekkend maar te voorkomen.

handen-in-het-haar

Backup heeft niet de aandacht die nodig is

Een mail kwijt, een bestand kwijt, een hele map met besatnden kwijt of alle gegevens van een comuterdisk kwijt, een USB disk verloren, het komt veel vaker voor dan bedrijven in het MKB denken. En de gevolgen daarvan zijn groot en in heel veel gevallen desastreus.

Deventer heeft de grootste MKB vereniging van Nederland en op veel gebied dus een voortrekkersrol. In Deventer doen bedrijven het misschien wel beter dan in andere steden. Maar of dat ook voor het maken van backups geldt is nog de vraag.

Nieuwe BAAS voor het MKB

Op 1 januari 2017 is in Deventer een nieuw ICT bedrijf van start gegaan en naast de algemene support bij computervraagstukken heeft Hans Leemans ICT op 21 februari 2017 een compleet nieuw product gelanceerd voor het maken van backups.

BAAS staat voor Backup As A Service; een dienst die wordt aangeboden aan MKB bedrijven om te te voldoen aan het Goude Backup Principe van 3-2-1:

  • 3 Backups, waarvan
  • 2 lokaal en
  • 1 off-site = Cloud !

Het maken van backups op een eigen server is redelijk gemeengoed maar is bij een overgroot deel van alle MKB bedrijven sterk verouderd en niet getest. Om de laatste stap toe te voegen is een off-site kopie nodig. Want, bijvoorbeeld bij brand is het nog steeds gewenst om snel weer voor 100% online te zijn met alle bedrijfsgegevens.

subheader Hans Leemans ICT

Lokale Cloud @ Your Service

Speciaal voor bedrijven in en rond Deventer heeft Hans Leemans ICT een lokale cloud ontwikkeld. Deze Cloud draait op een Nederlands datacentrum zodat er Nederlandse wetten op van toepassing blijven. Geen data in het buitenland !

Op basis van deze superCloud, 2tCloud genaamd, eigendom van Copaco Eindhoven, is door Lokale Cloud een eigen Cloud gereserveerd voor Deventer MKB bedrijven. Om te kunnen voldoen aan de allerhoogste eisen wordt gebruik gemaakt van Veeam software, de absolute top van de wereld. Maar alle complexiteit is alleen voor technici van belang.

Voor de eigenaren van MKB bedrijven in Deventer geldt dat ze kunnen steunen op een krachtig backup platform. Geen zorgen meer voor de gevolgen van een calamiteit !

Top technologie tegen lokale prijzen

De technologie werkt en wordt door 600.000 MKB bedrijven wereldwijd al gebruikt, door 165.000 grote bedrijven ingezet en Veeam heeft 44.000 businesspartners in heel de wereld. Hans Leemans ICT is met Lokale Cloud Veeam Service Provider geworden en voor de Cloud business partner van 2TCloud van Copaco.

index

Maar Hans Leemans ICT richt zich lokaal op bedrijven in Deventer en biedt Lokale Cloud aan voor MKB bedrijven in Deventer. En dat alleen op basis van maandcontracten en alleen betalen voor wat een klant gebruikt.

  • Alleen betalen voor gebruik
  • Alleen betalen voor gebruikte opslag
  • Alleen op basis van maandcontract
  • Voldaan aan compliancy en wettelijke eisen

Een MKB bedrijf kiest zelf voor de basisinstellingen. Per werkplek aangeven hoe snel die werkplek operationeel moet zijn na een storing. En maakt het MKB bedrijf gebruik van draagbare computers, dan kunnen die ook veilg worden gesteld.

Via een veilige verbinding, versleutelde communicatie en versteuteld backupbestand.

Gratis backup scan voor MKB Deventer

Om MKB bedrijven kennis te laten maken met deze laagdrempelige maar krachtige Backup As A Service is een introductieaanbieding gemaakt. Een gratis backup scan van de huidige oplossing.

Klik op het logo voor de aanbieding.

logo lokale cloud 178 pixels

Voor meer informatie, bel 06-25 328999 of kijk op:

-> Hans Leemans ICT

-> Lokale Cloud Deventer